Tipps, um dein Home-Office ange­nehm zu gestalten

Was ist in der Zeit beson­ders wich­tig und wel­che Alter­na­ti­ven gibt es, um wei­ter­hin erfolg­reich zu sein?

Kaum zu glau­ben, dass erneut ein wei­te­rer Monat ver­gan­gen ist. Trotz der Coro­na-Kri­se kön­nen wir wie­der von einem erfolg­rei­chen Monats­ab­schluss spre­chen. Das Coro­na-Virus hat eini­ge Aus­wir­kun­gen auf die Berufs­welt genom­men. Wäh­rend „Home­of­fice“ bis vor kur­zem in vie­len Fir­men ein Fremd­wort war, ist das The­ma Digi­ta­li­sie­rung mit einem Schlag ganz oben auf der Tages­ord­nung gelan­det. Mög­lichst vie­le Men­schen sol­len in den eige­nen vier Wän­den blei­ben, dort arbei­ten und Sozi­al­kon­tak­te mei­den, um die anstei­gen­de Anste­ckung zu ver­mei­den. Dies kann sich für vie­le Fir­men zu einer gro­ßen Her­aus­for­de­rung ent­wi­ckeln. Daher soll­te man sich gra­de in so einer Zeit genaue Gedan­ken dar­über machen, wie man eine lang­fris­ti­ge Lösung fin­den kann. 

Wie kön­nen wir alter­na­tiv zum Office im Home-Office pro­duk­tiv blei­ben und effi­zi­ent arbeiten?

Mit die­ser Fra­ge wer­den wir uns in unse­rem heu­ti­gen Blog­bei­trag genau­er beschäf­ti­gen und Dir eini­ge Tipps und Erfah­run­gen wei­ter­ge­ben, wie Du dein Home-Office ange­nehm gestal­ten kannst und vor allem die nöti­ge Moti­va­ti­on bei­be­hal­ten kannst. 

Denn wie Du wahr­schein­lich schon in unse­rem letz­ten Blog­bei­trag „Ver­än­de­run­gen im Monat März“ mit­be­kom­men hast, hat­ten auch wir eini­ge Umstel­lun­gen und Ver­än­de­run­gen, was Abläu­fe betrifft. Auf­grund der Vor­sichts­maß­nah­men haben wir uns dazu ent­schie­den im Home-Office zu arbei­ten, Kun­den­ter­mi­ne nur noch Online über Zoom durch­zu­füh­ren und auch unse­ren monat­li­chen Immo-Work­shop online anzu­bie­ten. Doch mehr dazu gleich!

Ger­ne wür­den wir heu­te mit den ent­schei­den­den Tipps für ein erfolg­rei­ches Home-Office beginnen.

1. Eine Rou­ti­ne schaffen

Im Home-Office arbei­ten alle zu unter­schied­li­chen Arbeits­zei­ten. Der eine steht früh am Mor­gen auf und der ande­re arbei­tet lie­ber am Nach­mit­tag. Daher ist es sehr wich­tig einen Rhyth­mus und eine gewis­se Rou­ti­ne zu fin­den. Unser Unter­neh­men ist aus die­sem Grund sehr fle­xi­bel, da sich alle Mit­ar­bei­ter ihre Arbeits­zei­ten selbst ein­tei­len und somit ihren pas­sen­den Rhyth­mus fin­den können.

Wir erle­di­gen nicht nur alle offe­nen To-Do’s, aus unse­rer vor­ge­fer­tig­ten Lis­te, die wir vor­ab gemein­sam bespre­chen und auf­stel­len, son­dern sind gleich­zei­tig für unse­re Kun­den erreichbar. 

Unse­re Kun­den kön­nen uns wie gewohnt, jeder­zeit per E‑Mail errei­chen oder aber auch per Tele­fon. Die tele­fo­ni­sche Erreich­bar­keit ist auf­grund der unter­schied­li­chen Arbeits­zei­ten unse­rer Mit­ar­bei­ter kein Pro­blem. Abge­se­hen davon, wer­den alle Kun­den, des­sen Anru­fe wir auf­grund eines Ter­mi­nes nicht ent­ge­gen­neh­men konn­ten, zeit­nah zurück­ge­ru­fen. Ger­ne bie­ten wir für eine 100 % Erreich­bar­keit Tele­fon­ter­mi­ne an.

2. To-Do Listen

Gera­de in der Miet­ver­wal­tung ste­hen oft Din­ge an, die vor­ab notiert wer­den müs­sen und erst in weni­gen Wochen anste­hen, dazu gehört z. B. die Ver­wal­tungs­über­nah­me für ein­zel­ne Woh­nun­gen. Daher wer­den oft im Vor­aus eini­ge Doku­men­te und Schrei­ben vor­ab ange­fer­tigt und auf Wie­der­vor­la­ge gelegt, damit die­se in der Zukunft schnell erle­digt wer­den kön­nen. Es ist sehr wich­tig, den Über­blick nicht zu ver­lie­ren und die anste­hen­den Din­ge ordent­lich zu notie­ren. Aus die­sem Grund ist unser Team ein gro­ßer Fan von To-Do Lis­ten. Es ist ein ganz kla­rer Vor­teil, sich vor­ab Gedan­ken zu machen, wel­che wich­ti­gen To-Do‘s erle­digt wer­den müs­sen und wel­che Auf­ga­ben Prio­ri­tät haben. Des­halb kön­nen wir Dir und Dei­nem Team nur raten, sich gemein­sam bei einem Online-Mee­ting zusam­men­zu­set­zen und die wich­ti­gen und offe­nen Punk­te zu klä­ren und auf­zu­lis­ten. Besprecht ganz klar, wel­che Auf­ga­ben prio­ri­siert wer­den müs­sen und wel­che im Nach­gang erle­digt wer­den kön­nen. Um den Über­blick über alle anste­hen­den Ter­mi­ne und Ereig­nis­se nicht zu ver­lie­ren, bie­tet es sich vor allem an, lang­fris­tig vorzuplanen.

3. Kom­mu­ni­ka­ti­on

Wie wir vor­ab schon im zwei­ten Punkt erwähnt haben, spielt die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on eine sehr wich­ti­ge und bedeu­ten­de Rol­le. Die heu­ti­ge Digi­ta­li­sie­rung und moder­ne Tech­nik macht es uns unfass­bar ein­fach, wei­ter­hin intern und extern im Kontakt zu blei­ben. Video- oder Tele­fon­kon­fe­ren­zen über Zoom oder gemein­sa­me Whats-App Grup­pen ermög­li­chen einen schnel­len und sinn­vol­len Aus­tausch unter­ein­an­der. Die­se Funk­tio­nen wer­den der­zeit auch für Kun­den und Immo­bi­li­en­in­ter­es­sen­ten genutzt, um dort wei­ter­zu­ma­chen, wo man gemein­sam vor der Kri­se auf­ge­hört hat. Alle Bera­tun­gen bzgl. Immo­bi­li­en wer­den der­zeit, über Zoom fort­ge­führt. Kun­den kön­nen somit trotz­dem die Chan­ce bekom­men, ihre per­sön­li­che Alters­vor­sor­ge zu fin­den – ohne die Angst auf Ansteckung.

4. Digi­ta­le Absicherung

In unse­rem Betrieb legen wir hohen Wert dar­auf, immer einen Schritt vor­aus zu sein. Die heu­ti­ge Digi­ta­li­sie­rung erschafft uns eine unfass­bar schnel­le Arbeits­wei­se. Ein gro­ßer Vor­teil war es somit für uns, vor­ab schon alle wich­ti­gen Doku­men­te pass­wort­ge­schützt in unse­rer Cloud abzu­si­chern. Vor allem in Offices kennt jeder die läs­ti­gen Ord­ner, in denen man lei­der zu oft das eine wich­ti­ge Doku­ment sucht, was sich plötz­lich nicht fin­den lässt. Das Suchen kann oft eini­ge Zeit in Anspruch neh­men. Aus die­sem Grund kön­nen wir Dir und Dei­nem Team nur emp­feh­len, sich gemein­sam die benö­tig­te Zeit zu neh­men, um für den wei­te­ren Zugang im Home-Office, wich­ti­ge Doku­men­te digi­tal abzusichern. 

5. Auto­ma­ti­sie­rung

Wich­tig ist nicht nur die Absi­che­rung der Doku­men­te, son­dern auch die rich­ti­gen Sys­te­me zu fin­den. Fin­det gemein­sam ein digi­ta­les Sys­tem, was Dir dei­nen All­tag im Berufs­le­ben erleich­tern kann und mit dem Du alles im Über­blick behältst. Unser Team ver­sucht in den Berei­chen, Immo­bi­li­en, Ver­mitt­lung, Miet­ver­wal­tung, Finan­zie­rungs­be­ra­tung etc. die rich­ti­gen Sys­te­me zu fin­den und mit die­sen zu arbei­ten um jeder­zeit allen Mit­ar­bei­tern einen Über­blick, über den aktu­el­len Stand zu ermöglichen. 

Hier­zu ein paar Beispiele:

Calend­ly: Die App Calend­ly hat uns eini­ges erleich­tert. Calend­ly hilft uns Termine/Meetings zu pla­nen, ohne das hin- und her sen­den von E‑Mails. Über einen Link kön­nen wir und unse­re Kun­den ganz ein­fach Ter­mi­ne ver­ein­ba­ren. Du musst nur schau­en, wel­ches Datum Dir am bes­ten passt und schon wird das Ereig­nis im Kalen­der eingetragen.

Fresh­sa­les: Sowohl als Kun­den­da­ten­bank, als auch für To-Do‘s und Über­sich­ten ist Fresh­sa­les ein hilf­rei­ches Pro­gramm. Hier kön­nen unse­re Mit­ar­bei­ter lang­fris­ti­ge Auf­ga­ben ein­tra­gen und wer­den immer dar­an erin­nert. Bei einem Krank­heits­aus­fall, hat somit jeder einen Über­blick über die anste­hen­den Din­ge, von sich selbst und sei­nen Kol­le­gen. Abge­se­hen davon, kön­nen alle hin­ter­leg­ten User den Ver­lauf des gesam­ten Immo­bi­li­en­in­vest­ments beob­ach­ten – von der 1. Bera­tung bis zum Notar­ter­min wird hier alles aufgenommen.

Drop­box: Das Pro­gramm Drop­box ist intern und extern eine super Lösung. Wenn ein Mit­ar­bei­ter ein Objekt­do­ku­ment benö­tigt, kann dies ganz ein­fach über Drop­box ver­sen­det wer­den. Das gilt auch für Objek­tei­gen­tü­mer, die uns jeder­zeit alle wich­ti­gen Objekt­un­ter­la­gen digi­tal sen­den möch­ten, um      z. B. das neue Expo­sé vorzubereiten.

6. Men­tal zur Arbeit gehen

Für vie­le beginnt der Arbeits­tag mit der Fahrt ins Büro. Im Home-Office muss man ggf. nur eine Tür wei­ter­ge­hen. Die­se Ver­än­de­rung, kann Dich natür­lich auch men­tal stark beein­flus­sen. Erschaf­fe Dir aus die­sem Grund ein Arbeits­zim­mer, in dem Du dich wohl­fühlst und kon­zen­trie­ren kannst. Es kann durch­aus hel­fen, sich wei­ter­hin in das „Busi­ness-Out­fit“ zu schmei­ßen und sich an den Schreib­tisch zu set­zen. Im bestehen­den Kun­den­kon­takt, durch Online-Mee­tings erzeugst Du damit wei­ter­hin einen pro­fes­sio­nel­len Ein­druck und arbei­test auch in die­ser Aus­nah­me­si­tua­ti­on ganz nor­mal und wie gewöhn­lich weiter.

7. Alter­na­ti­ven anbieten

Vor der Coro­na-Kri­se haben wir seit Anfang 2018 monat­li­che und kos­ten­lo­se Immo­bi­li­en-Work­shops ange­bo­ten, die mitt­ler­wei­le zu einem wah­ren Erfolg gewor­den sind. Die Loca­ti­on „im Hotel Was­ser­turm“, in der wir seit Febru­ar 2020 unse­re monat­li­chen Immo-Work­shops anbie­ten, lie­fert uns eine aus­rei­chen­de Kapa­zi­tät. Bei einem Durch­schnitt von meist 60 — 80 Teil­neh­mern pro Monat – haben wir in der Loca­ti­on mit 110 Teil­neh­mern, im Monat Febru­ar 2020 die bis­her höchs­te Teil­neh­mer­zahl erreicht.

Die Work­shops machen Dich mit dem Immo­bi­li­en­in­vest­ment ver­traut und räu­men eini­ge Sor­gen, Ängs­te und Vor­ur­tei­le aus dem Weg.

Abge­se­hen davon, bie­tet der Work­shop auch immer wie­der eine unfass­bar gro­ße Ver­net­zung an.

Was bie­tet sich als Alter­na­ti­ve in der Coro­na-Kri­se an?

Immo­bi­li­en­work­shops – nur online! Die Coro­na-Kri­se macht uns zwar einen Strich durch die Rech­nung, was den direk­ten und sozia­len Kontakt betrifft, aber das heißt natür­lich noch lan­ge nicht, dass es kei­ne digi­ta­le Alter­na­ti­ve gibt – ganz im Gegen­teil! Wir sind sehr erstaunt dar­über, dass wir trotz der aktu­el­len Lage unse­ren ers­ten digi­ta­len und erfolg­rei­chen Immo-Work­shop hatten. 

Alle Fra­gen rund um das The­ma Immo­bi­li­en­in­vest­ment konn­ten wei­ter­hin gestellt und geklärt werden. 

Wie kann ich noch Kun­den und Immo­bi­li­en­in­ter­es­sen­ten erreichen?

Die­se Fra­ge haben wir uns vor­her lan­ge gestellt und haben uns auch vor der Coro­na-Kri­se schon mit eini­gen Spe­zia­lis­ten zusam­men­ge­setzt, um die per­fek­te Idee/Lösung zu finden. 

Lan­ge hat es nicht gedau­ert, um unse­re per­fek­te Lösung zu finden…

Unser eige­ner Podcast! 

Die Fort­set­zung zu unse­rem eige­nen Pod­cast erhältst Du in unse­rem nächs­ten Blog­bei­trag. Du kannst gespannt sein… 

Bis dahin wün­schen wir Dir ein erfolg­rei­ches Home-Office-Arbei­ten! Bleib gesund!

Dein Team der Bau­er Immo­bi­li­en GmbH 

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